Waarom bedrijven voor OneDrive kiezen om hun data te beschermen

We kunnen anno 2020 een ruime selectie aan dataopslag- en cloudaanbieders vinden. Dat is niet gek: het online delen en versturen van documenten en data kan bijzonder efficiënter zijn. OneDrive is onderdeel van het Microsoft 365-pakket en zorgt ook ervoor dat gebruikers heel makkelijk toegang tot hun bestanden vanaf verschillende apparaten hebben.

Maar daar ontstaat een belangrijk probleem: de kans op een datalek. Gelukkig werkt Microsoft hard eraan dat probleem te minimaliseren. Hieronder lees je daarom vijf redenen waarom organisaties juist ervoor kiezen met OneDrive te werken, om zo productief en veilig mogelijk bestanden te delen.

1. Precies weten met wie je jouw informatie deelt

Het versturen van bestanden of documenten via e-mail is tegenwoordig niet meer de enige optie voor data sharing. Juist omdat je op deze manier heel moeilijk kan zien wíe allemaal precies jouw bestanden in handen krijgt. Een mail is immers zo doorgestuurd. Bij OneDrive kun je dat wel precies monitoren.

Het platform biedt namelijk verschillende manieren om zelf te bepalen wie toegang tot jouw documenten krijgt. Je kunt ervoor kiezen bestanden open te stellen voor iedereen die de link in handen heeft, voor iedereen binnen jouw organisatie of alleen voor specifieke gebruikers. Ook kun je je bestanden beschermen voor pottenkijkers door een verloopdatum of een wachtwoord in te stellen en het downloaden van het bestand blokkeren.

2. Extern delen wordt zo makkelijk mogelijk gemaakt

OneDrive geeft haar gebruikers dus de zichtbaarheid en controle die ze nodig hebben om eventuele datalekken te voorkomen. De ingebouwde managementtools die daarvoor tot hun beschikking worden gesteld, zijn veilig en makkelijk. Gebruikers kunnen in een handomdraai beslissen met wie zij hun content delen, ook met externe partijen.

Zo kun je bijvoorbeeld de link bruikbaar maken voor iedereen die hem in handen heeft, maar wel een uiterste datum van gebruik toevoegen. Ook kun je domeinen filteren en gasten blokkeren in het delen van content die ze niet bezitten. Er bestaan dus vele mogelijkheden om het delen van bestanden te finetunen zodat jouw data beschermd en nauwkeurig de doelgroepen bereikt waarvoor het bestemd is.

3. Data wordt uitstekend beschermd

Nog even terugkomend op dat stukje databescherming: daarvoor ben je bij OneDrive in heel goede handen. Organisaties moeten hun gevoelige informatie uiteraard zo goed mogelijk beschermen. Onder gevoelige informatie valt financiële data, of persoonlijke informatie als informatie over jouw gezondheid of zelfs jouw BSN. OneDrive heeft het voor haar gebruikers mogelijk gemaakt gevoelige informatie te identificeren, monitoren en automatisch te beschermen. Ook kun je in OneDrive labels toevoegen aan documenten of bestanden die vertrouwelijke informatie bevatten.

4. Veilig toegang tot bedrijfsdata

Veel organisaties willen volledig in handen hebben wie er precies toegang heeft tot de bedrijfsdata. Je hebt immers veel belangrijke informatie te beschermen. Met OneDrive wordt een veilige toegang je gegarandeerd, dankzij Multi-factor Authenticatie voor zowel medewerkers als externe gasten. Ook beschikt Microsoft over programma’s die managers helpt data te beschermen op computers en devices die door medewerkers zelf meegebracht worden.

5. Uitgebreid controleren van data

Als gebruiker kun je niet alleen content delen, maar ook de rapporten lezen van bestanden die je gedeeld hebt. Daarin ontdek je precies welke documenten extern zijn gedeeld. Daarnaast maakt Microsoft 365 het zelfs mogelijk om in gebruiksrapportages terug te zien hoe vaak een bestand is geüpload, gedownload of aangepast. Deze informatie is interessant voor managers om bijvoorbeeld meer over bedrijfsprocessen te leren, maar ook om te zien waar eventuele lekken zouden kunnen optreden.